Любой бизнес требует организации соответствующего документооборота, начиная от оформления заявок и заканчивая подписанием договоров, соглашений, контрактов, гарантийных и других обязательств, и многого другого. При выборе того или иного решения по созданию такого документооборота, владельцы бизнеса часто рассматривают возможность использовать готовые шаблоны для документов, которых сегодня много в интернете.
Преимущества таких шаблонов очевидны – легкая доступность, невысокая или нулевая стоимость, высокая скорость реализации решения. Однако заключение договора по готовому шаблону или образцу, без глубокого осмысления всего юридического смысла содержащихся в документе условий может привести к осложнениям, которые легко предотвратить. Чтобы защитить свой бизнес, иногда достаточно отдать составленный документ на экспертизу профессиональному юристу. В других случаях необходимо заказывать комплексную подготовку всего пакета документов, чтобы обеспечить юридическую защиту бизнеса от потенциальных проблем и финансовых потерь.
Проблема первая. Актуальность и соответствие требованиям закона
Интернет – слабо структурированная зона, где нет стороны, на которую была бы возложена обязанность по обновлению и поддержанию информации в актуальном состоянии. Правовая база постоянно меняется, корректируется, принимаются новые законы, отменяются старые, и это далеко не всегда находит отражение в шаблонных документах, лежащих на тех или иных сайтах в свободном доступе.
Особенно актуальна эта проблема для владельцев иностранных компаний, чей бизнес существует и работает в рамках международных соглашений и конвенций. Постоянный мониторинг законодательства зарубежных государств – сложная и требующая опыта услуга, поэтому надеяться на то, что шаблоны и образцы своевременно редактируются, не стоит.
Проблема вторая. Документы – лоскутные одеяла.
Иногда договора и соглашения «выкраиваются» под нужды конкретных сделок. Делается это, к сожалению, не профессиональными специалистами, а сторонами, заинтересованными в «закрытии» сделки. Такие документы — также не редкость, они часто появляются в открытом доступе в качестве шаблонов и образцов для определенных сфер бизнеса. Подобный документ может содержать нестыковки и противоречия, ведущие к двусмысленностям или вовсе обесценивающие документ с правовой точки зрения.
При использовании такого шаблона трудно предсказать заранее, как именно будут трактоваться те или иные положения в случае возникновения споров. К примеру, при невыполнении обязательств или нарушении сроков, как по исполнению договора, так и по оплате. Расходы на подготовку юридически корректной документации, в таком случае, с лихвой окупаются в процессе защиты своих прав в отношении недобросовестных партнеров.
Проблема третья. Нередактируемые зоны в документах.
Цифровые форматы, используемые при составлении документов-шаблонов в интернете, не всегда позволяют полностью корректировать все условия документа. Особенно часто проблемы с редактированием возникают при заполнении готовых форм в формате PDF, где к заполнению могут быть доступны лишь определенные поля. Некоторые условия могут оказаться лишними или полностью нерелевантными сделке, дополнительные требования могут ставить под сомнения юридическую суть сделки, при этом часто размер документа и сложность юридической лексики не позволяет лицам без соответствующего юридического образования в полной мере интерпретировать ту или иную норму документа.
Аналогичным образом, в документах с готовыми нередактируемыми полями может не оказаться важных и существенных моментов, отсутствие которых может привести к признанию контракта недействительным, ничтожным или даже подставным, номинальным. При проверках со стороны регуляторов такие документы могут породить целый ряд сложностей и финансовых потерь для владельцев бизнеса. В случае если речь идет о контролируемой иностранной компании (КИК), проблема усугубляется тем, что работа по взаимодействию с регуляторами или банковской системой будет вестись в международном поле.
Проблема четвертая. Порядок решения споров.
Каждый договор, в конечном счете, заключается только для того, чтобы впоследствии помочь защитить законные интересы в спорах. Если стороны, ведущие бизнес, не могут договориться, то именно договора, соглашения и контракты станут основой выигранного или проигранного дела в суде. Порядок того, как именно будет осуществляться решение возможных споров – важная часть любого контракта. В случае с использованием образцов и шаблонов из интернета, часто именно этот пункт либо полностью отсутствует, либо изложен в неприемлемой редакции. К примеру, в шаблонах для заключения договоров между резидентами разных государств может быть предусмотрен самый дорогой, неэффективный или неудобный способ решения конфликтов и споров. Если этот момент ускользнул от внимания до подписания договора, впоследствии можно понести весьма существенные потери.
Проблема пятая. А судьи кто? Определение подсудности в договорах и контрактах
Готовые шаблоны, выложенные в свободный доступ – это зачастую документы, которые изначально готовились профессиональными юристами под определенные запросы и для конкретных клиентов. В зависимости от того, в рамках какой юрисдикции осуществляется экономическая деятельность сторон в соглашении, в контрактах используются правила и нормы той страны, в которой зарегистрирована компания. Законодательство в разных государствах имеет значительные отличия, и, в зависимости от сферы бизнеса, те или иные аспекты закона могут вступить в противоречие с совершаемыми операциями.
Договора и контракты, используемые между контрагентами из разных стран, должны быть составлены с учетом специфики норм этих государств. Несоблюдение формы в отношении подсудности и применения норм нужного государства может привести как к проблемам при решении споров, так и сложности при проведении финансовых операций, такие, как приостановка платежа или блокировка счета. Юридические службы банков относятся к документообороту весьма внимательно.
Проблема шестая. Очепятки и обшибки
Получая условно бесплатный продукт из интернета, по умолчанию пользователь принимает на себя все риски и проблемы, которые такой текст может повлечь. Некоторые ошибки и грамматические неточности могут остаться незамеченными при работе с шаблонами и образцами, особенно когда речь идет о крупных документах. Не всегда такие опечатки влекут за собой негативные последствия, но нельзя исключать вероятность такого исхода.
В последнее время сложилась практика сознательного искажения текста документа, включения в него ошибок и неточностей в нем, чтобы предотвратить использование образцов, выложенных для ознакомления, и защитить их от нарушения авторских прав. Следует отметить, что использовать в юридически значимых целях документы, предоставленные только для ознакомления, может повлечь за собой дополнительные споры в области интеллектуальной собственности.
Проблема седьмая. Потеря смысла при переводе.
Язык заключения договора, соглашения или контракта выбирается сторонами-партнерами, и может отличаться от родного языка. Важность выбора языка для документации особенно возрастает, если регистрация компании произведена за рубежом. В практике юридической фирмы Umbrelaw нередки случаи, когда документация готовится на двух или больше языках одновременно, и нахождение точного лингвистического эквивалента в этом случае является важным и юридически значимым.
Традиционно, международным языком для контрактов и соглашений часто становится английский, в связи с чем существует большое количество оригинальных и синтезированных, переводных документов на этом языку. При использовании шаблонов и образцов документов на английском нужно быть вдвойне осторожным, так как смысл и правовая терминология может быть существенно искажена. Разобраться точно в соответствии текста специфическим требованиям той или иной экономической операции может только специалист, владеющий нужным языком и имеющий юридическое образование.
Заключение
Особенности трактовки документов, сложность при определении правовой принадлежности, отсутствие гарантий – все эти факторы наряду с разобранными в этой статье проблемами заставляют признать использование интернет-шаблонов и образцов документов неоправданным риском. Даже работая с информационными ресурсами, распространяющими правовую информацию с гарантией ее актуальности, стоит доверить анализ и разработку текста контрактов профессионалам.
Эксперты юридической фирмы Umbrelaw имеют огромный опыт в работе с документами разных правовых категорий и для разных экономических зон. Постоянный мониторинг изменений законодательства, использование знаний в работе с многочисленными партнерами и клиентами по всему миру позволяет своевременно и в полной мере отслеживать и предотвращать возможные осложнения, экономить деньги нашим клиентам.
Если вам необходимо подготовить, отредактировать или проанализировать какие-либо документы, не рискуйте благополучием своих сделок, доверяйтесь специалистам юридической фирмы Umbrelaw. Оставляйте запрос на сайте или звоните нам, мы всегда стоим на страже ваших интересов.
0 комментариев: